Mi az EDM szoftver és miért nélkülözhetetlen az Ön vállalkozása számára

Mi az EDM szoftver és miért nélkülözhetetlen az Ön vállalkozása számára

25 Juni 2021 0 Von admin

Bármilyen üzleti, a papír mindig elengedhetetlen volt. De ez egy olyan elem is, amely helyet foglal, és amelynek kezelése nem könnyű megérteni. Az elmúlt években az volt a tendencia, hogy minimálisra csökkentik a használatát, végső soron a nulla papír céljával. Ez a perspektíva fokozatosan feltárta az elektronikus dokumentumkezelés (EDM) új felhasználási lehetőségeit. Ennek a folyamatnak a megvalósításához egyre több vállalat használ EDM szoftvert.

EDM szoftver Miről beszélünk

Egyszerűen fogalmazva, ez az elektronikus dokumentumkezelésre szánt szoftver. Ez egy olyan eszköz, amelynek célja a dokumentumkezeléssel kapcsolatos összes művelet racionalizálása, a szkenneléstől az archiválásig. A pontosság kedvéért meg kell jegyeznünk, hogy az EDM ugyanúgy utal a koncepcióra, mint a megvalósításához tervezett összes eszközre. Az EDM szoftverrel Ön irányíthatja vállalata dokumentumáramlását, és különféle műveleteket hajthat végre a feldolgozás és a kezelés javítása érdekében. Ezzel eljutunk egy ilyen eszköz előnyeihez.

Időt takaríthat meg a dokumentumok keresésével

A dokumentum megtalálása nagyon időigényes feladat. De az EDM segítségével a legegyszerűbb kifejezésre redukálódik. Mindössze annyit kell tennie, hogy néhány kattintással megadja a kérdéses dokumentum hivatkozásait. A kutatást egy intelligens iktatórendszer segíti elő, amely figyelembe veszi a dokumentumok jellegét és kategóriáját: számlákat, nyugtákat, szerződéseket stb.

Az időmegtakarítás növeli a termelékenységet is, abban az értelemben, hogy az alkalmazottaknak lehetőségük van arra, hogy hasznosabb feladatokra koncentráljanak. Mivel a dokumentumok keresése háttérbe szorul, ez már nem okoz stresszt. A csapatok termelékenysége tízszeresére nő, ahogy az ügyfelek elégedettsége is.

Az információ jobb ellenőrzése

Az üzleti életben könnyen le lehet nyűgözni a belsőleg keringő dokumentumok áradatától. Megfelelő eszköz nélkül nehéz egyértelműen látni bizonyos dokumentumok másolatai, elavult vagy naprakész verziói között. Az Elektronikus dokumentumkezelő szoftver használatával csökkentheti ezt az információáramlást, és továbbra is irányíthatja. Ez a dokumentumok intuitív rendszerezésének és az adatok frissítésének köszönhetően lehetséges. Így minden dokumentumon végrehajtott módosítást figyelembe vesznek és frissítenek a szoftverben, ami megkönnyíti a valós idejű megfigyelést.

Jobb együttműködés az alkalmazottak között

Az EDM szoftverrel a dokumentumok megosztása az alkalmazottak között még soha nem volt ilyen egyszerű. Ez a funkció erősíti az alkalmazottak közötti együttműködést, ami előnyös a csapat és a vállalat szintjén. A dokumentumok és a kapcsolódó információk terjesztése pillanatok alatt, akár távolról is megtörténik. Minden online megtekinthető, függetlenül a használt termináltól (okostelefon, táblagép, számítógép). Egy projekt irányításával összefüggésben ez egy olyan tényező, amely döntő lehet. Szükség esetén a szoftver párosítható üzleti alkalmazásokkal, különösen a könyveléssel, személyzettel vagy ügyfélkezeléssel foglalkozó alkalmazásokkal.

Optimalizált biztonság

A dematerializáció irányába történő elmozdulás egybeesett az IT erősödésével Biztonság intézkedéseket. A jó hír az, hogy az EDM szoftverrel a dokumentumok bizalmas kezelése biztonságos. A bizalmas dokumentumokhoz való hozzáférés a jogosultsági szinttől függően korlátozott számú felhasználóra korlátozható. Az EDM nemcsak védi a dokumentumokat, hanem leegyszerűsíti azok tárolását is. Így az adatvesztés kockázata minimálisra csökken.

Hely és helytakarékosság

Nem számítjuk többé azokat a kiadásokat, amelyek a papíralapú dokumentumok felhalmozásával járnak az irodákban. A megfelelő bútorok beszerzése és a külső tárolási megoldásokba történő befektetés növeli a vállalat működési költségeit. Az EDM teljesen új perspektívát kínál, mivel az online szkennelt, iktatott és mentett dokumentumokkal helyet takaríthat meg a munkaterületen. A nyomtatási költségeken is spórolhat, mivel fizikai másolatok nélkül is megteheti.

Felelősségteljesebb papírfogyasztás

Megértette, hogy az EDM -re szánt szoftverek elfogadása stratégiai fordulópont egy vállalat számára sok szempontból. De ez is mindenekelőtt egy olyan döntés, amely a papírfogyasztás csökkentésével a fenntartható fejlődés céljainak irányába halad. Bármely jogalany számára, aki szeretne csatlakozni ehhez a jövőképhez, elengedhetetlen az ilyen típusú eszközök kiválasztása.

Olvassa el még: Gyors útmutató a lakossági társadalom digitális kezeléséhez